Zoekveld

GRENSOVERSCHRIJDEND SAMENWERKINGSPROGRAMMA

Met steun van het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

FAQ

  1. Home
  2. FAQ

Uitvoering en indiening van een project

  • Partnerschap

    1

    Na de evaluatie van de projectconcepten, kan de Stuurgroep beslissen of een projectpartner al dan niet relevant is voor het project. In dat geval zal een projectpartner effectief opgenomen kunnen worden in een partnerschap tijdens de indiening van het project.
    Verder kan het partnerschap mits een afdoende onderbouwing aangepast worden op vraag van de projectpartners nadat het projectconcept geëvalueerd werd.

    2

    Elke projectpartner kan maar één gebiedsdeel selecteren. Een Belgische projectpartner zal zich dus moeten identificeren als Vlaamse of Waalse partner. Als criterium kan u bijvoorbeeld de vestigingsplaats van de organisatie nemen, of de voorkeurtaal van de contactpersoon. Dit laatste kan van belang zijn aangezien u als Vlaamse/Waalse projectleider automatisch het Vlaamse/Waalse steunpunt als contactpunt krijgt toegewezen.

    3

    Een (geassocieerde) projectpartner kan zich buiten de programmazone bevinden zolang de impact van de activiteiten zich in de programmazone bevinden. Zoals bij elke projectpartner zal zijn bijdrage voor de uitwerking van het project (via de inzet van de nodige middelen of competenties) onderbouwd moeten worden in de conceptnota/projectfiche.

    4

    Een project kan niet als (geassocieerde) partner voorgesteld worden.
    Bij deel 1 van de projectfiche wordt er meer informatie gevraagd over de voorgeschiedenis van het project, alsook over de synergiën: voortzetting van een project dat gefinancierd wordt in het kader van het programma FWVL, andere Interreg-programma’s, andere Europese fondsen.

    5

    De keuze om al dan niet beide juridische structuren als projectpartner in het project op te nemen, is grotendeels afhankelijk van het feit wie de kosten zal betalen in het kader van het project en wie bijgevolg zal recht hebben op de Europese steun. Enkel de juridische structuur die uitgaven betaalt en van wiens bankrekening deze uitgaven gedebiteerd worden, kan aanspraak maken op Europese steun. Indien maar een van beide juridische entiteiten uitgaven zal verrichten, is het aangeraden om enkel deze entiteit tot projectpartner te maken. De entiteit die geen uitgaven voorziet in het kader van het project maar wel zijn medewerking aan het project verleent, kan dan als geassocieerde partner in het project opgenomen worden.

  • Montage van het project

    1

    Indien het projectconcept goedgekeurd is na de evaluatieprocedure, zijn enkel aanpassingen toegestaan die ofwel gevraagd worden door de Stuurgroep (beslissingsorgaan), ofwel niet fundamenteel de aard van het project wijzigen.
    Aangezien elke projectpartner tijdens de projectconceptfase verplicht is om een geraamd budget op te geven, kan het budget herzien en aangepast worden bij de indiening van het project. Toch moeten de uitgevoerde aanpassingen beperkt blijven en voldoende onderbouwd worden.

    2

    In beide projectfiches zal per (geassocieerde) projectpartner een beschrijving moeten gegeven worden van de competenties en ervaring die relevant zijn voor het project. Daarnaast dient ook bij de beschrijving van de voorgestelde werkpakketten duidelijk naar voren te komen wat de rol is van de (geassocieerde) projectpartners bij de uitvoering van de activiteiten van het project.

    3

    Het is mogelijk dat de verschillende werkpakketten van een project door verschillende projectpartners en op een verschillend geografisch niveau worden uitgevoerd. Dit zal o.a. afhankelijk zijn van de algemene doelstelling van het project en de geografische reikwijdte van de projectactiviteiten/-resultaten. Hierbij is het belangrijk dat de globale geografische impact van het project zoals beschreven in de projectfiche, gerespecteerd blijft.

    4

    Een Interreg-project het in het verlengde ligt van een vorig project kan inderdaad het acroniem behouden mits dit beperkt is tot 20 tekens. Over het algemeen moet het acroniem, omwille van de communicatie, aanspreken en gemakkelijk te onthouden zijn in het Frans en het Nederlands.

    5

    Een investering is op zichzelf zelden grensoverschrijdend omdat deze zich vaak langs de ene of andere kant van de grens bevindt. Het grensoverschrijdende karakter van de investering wordt vooral bepaald op het niveau van de bestemming. De Radar du Nord (weerradar) bijvoorbeeld werd gefinancierd onder Interreg III a en werd in Frankrijk geplaatst maar deze voorziening heeft een zeer brede dekking die zich uitstrekt langs weerszijden van de grens. Deze investering is dan ook grensoverschrijdend door zijn bestemming.
    Er zijn evengoed voorbeelden te geven van investeringen die wel pal op/aan de grens gerealiseerd zijn en gemeenschappelijk gefinancierd werden, zoals bijvoorbeeld de realisatie van een tunnel en brug.

    6

    De projectleider heeft een belangrijke taak binnen het partnerschap van het project. Niet alleen draagt hij bij tot de projectactiviteiten, hij vervult daarnaast een (inhoudelijk) coördinerende rol over het geheel van de werkpakketten van het project. Daarnaast is de projectleider ook de administratieve spil van een project, zoals bijvoorbeeld voor het sluiten van overeenkomsten en het aanvragen en overmaken van de Europese steun voor het geheel van het partnerschap. In die zin dient de projectleider te beschikken over de nodige administratieve capaciteit, ervaring en/of voldoende menselijke en financiële middelen om de taak naar behoren te vervullen.

    7

    Na de evaluatie van de projectconcepten, kan de Stuurgroep aanbevelingen /opmerkingen formuleren. Een van de aanbevelingen kan inderdaad zijn om verschillende projecten te herstructureren tot 1 nieuw project of om verschillende projecten deel te laten uitmaken van een nieuwe of bestaande projectenportefeuille.

    8

    Het is inderdaad de projectleider van het koepelproject die verantwoordelijk is voor de indiening van (het concept van) de portefeuille in de beheerapplicatie. Bij het ingeven van de gegevens is elke projectleider van de deelprojecten echter verantwoordelijk voor de opgave van de gegevens van zijn projectconcept.

    9

    Eerst moet men de portefeuille aanmaken. Op basis van de gegevens is het de aanmaak van de portefeuille die toelaat om toegangsrechten te verkrijgen voor de opgave van de deelprojecten.
    Het is echter mogelijk dat de Stuurgroep vraagt om een projectconcept dat alleen werd ingediend, eraan te koppelen. In dat geval zal het ingediende project a posteriori in de portefeuille opgenomen kunnen worden.

  • Budget en financiering

    1

    De jaarlijkse verrekening wordt automatisch berekend door de beheersapplicatie, maar blijft indicatief.

    2

    In principe wel maar het steunpercentage kan begrensd worden op basis van de regels voor de Staatssteun.

    3

    Dit percentage is hetzelfde als bij de andere partners.

    4
    5

    Ja, indien het gaat om een medefinanciering die specifiek toegekend wordt voor de uitwerking van het project. Het bewijs wordt geleverd door de overeenkomst of de betekening van de toekenning van een subsidie. De inzet van reguliere subsidies voor de algemene werking moet niet bewezen worden.
    In het Waalse gebiedsdeel moeten de specifieke cofinancieringen die gevraagd worden aan het Waalse Gewest niet door de projectpartners bewezen worden.

    6

    Ja, een projectleider kan gefinancierd worden door de andere partners. Deze cofinanciering is echter niet subsidiabel en komt dus niet voor Europese steun in aanmerking.

Projectbeheer

  • Financiële follow-up – Algemeen

    1

    Er zijn geen EFRO-voorschotten voorzien. Andere (publieke) medefinancierders kunen dit wel gebben. Dit zal moeten nagegaan worden.
    Voor de microprojecten wordt een voorschot van 50% van de gevraagde EFRO-subsidie automatisch aan de projectleider gestort nadat de EFRO-overeenkomst door alle partijen is ondertekend.

    2

    Ja, op voorwaarde dat de aanbestedingsvoorschriften nageleefd worden. Binnen hetzelfde project is een uitbesteding onder projectpartners niet subsidiabel.

    3

    Elke projectpartner is verantwoordelijk voor de uitgaven die hij realiseert in het kader van het project en is dus aansprakelijk in geval van terugbetaling.

    4

    Indien het project niet de resultaten bereikt die zijn opgegeven in de goedgekeurde projectfiche, zal dit niet automatisch leiden tot de terugbetaling van de Europese steun voor zover dit door de projectpartners gerechtvaardigd kan worden. In deze zin gaan de projectpartners eerder een middelenverbintenis aan dan een resultaatsverbintenis. Indien echter niet alle middelen werden uitgeput door de projectpartners om te komen tot het gewenste resultaat of indien het Begeleidingscomité ernstige tekortkomingen kan vaststellen in hoofde van de projectpartners, dan kan de Stuurgroep van het programma beslissen tot het terugvorderen van (een deel van) de Europese steun.

    5

    Elke projectpartner moet alle bewijsstukken op papier bewaren tot 31 december 2030, de uiterste datum waarop een controle ter plaatse kan gebeuren.

    6

    Het partnerschap van een project kan veranderen gedurende de uitvoering: een of meerdere projectpartners kunnen zich terugtrekken of erbij komen.

    Bij faillissement van een projectpartner moeten de projectpartners hun project herbekijken, ook qua budget, en gewijzigde documenten (projectfiche en budget) indienen waar eventueel een of meerdere projectpartners aan toegevoegd worden, maar waarin in elk geval wordt aangetoond dat het project coherent is en dat de vooropgestelde doelstellingen behouden blijven.

    Dit soort wijziging wordt als een grote wijziging beschouwd en er zal een akkoord nodig zijn van de Stuurgroep van het programma.

    Het project moet echter grensoverschrijdend (Frans-Belgisch) blijven.

    7

    Hoewel dit soort wijziging niet aangeraden wordt, is het toch mogelijk om van projectleider te veranderen gedurende de uitvoering van het project.

    Dit soort wijziging moet beargumenteerd worden. Het wordt als een grote wijziging beschouwd en er zal een akkoord nodig zijn van de Stuurgroep van het programma

    De procedures voor het indienen van het dossier bij de Stuurgroep zullen tijdens een Begeleidingscomité gepresenteerd en besproken worden.

  • Financiële follow-up - Subsidiabiliteit van de uitgaven

    1

    De personeelskosten zijn niet begrensd in het Franse gebiedsdeel. In het Vlaamse en en Waalse gebiedsdeel is er een limiet van 100€ / uur van toepassing.
    In Vlaanderen en Wallonië is het maximum aantal gepresteerde uren per jaar begrens op 1720 uur.

    2

    De kosten voor het middagmaal zijn enkel subsidiabel bij vergaderingen van een volledige dag. De kosten voor het avondmaal zijn enkel subsidiabel indien ze gepaard gaan met een hotelovernachting.

    3
    4

    Ja, een projectpartner mag de reiskosten van een andere partner betalen.

    5

    Ja, indien deze verplaatsingskosten voldoende onderbouwd zijn, dat de uitgaven wel degelijk wordt gedragen door de projectpartner en op voorwaarde dat de naam van deze persoon vermeld staat in een verslag van het begeleidingscomité.

    6

    De personen die voor een project werken zonder dat ze op de loonlijst van dat project staan kunnen reiskosten indienen. Er moet wel een lijst van deze personen opgenomen worden in het verslag van het begeleidingscomité.

    7
    8

    Ja, de taalopleidingen zijn subsidiabel in het kader van het project wanneer ze een verband hebben met het project.

    9

    De eindejaarspremies en het betaald verlof zijn verwerkt in de vermenigvuldigingscoëfficiënt waarmee de kostprijs per uur berekend wordt.

    10

    Neen, er is geen toestemming vereist voor de indexering aangezien dit een wettelijke bepaling is.

    11
    12
    13

    De timesheet moet ondertekend worden door de persoon die de uren presteert en door een hiërarchische overste.

    14

    Een opdrachtbrief is noodzakelijk als in het arbeidscontract tussen de persoon en de organisatie de activiteit van deze persoon met betrekking tot het project niet vermeld wordt.

    15

    De loonkost van door een derde partij gedetacheerd personeel voor het uitvoeren van projectactiviteiten bij een projectpartner is subsidiabel op eenzelfde manier als die van regulier personeel op voorwaarde dat de loonkost gedragen wordt door de projectpartner zelf.
    Verder zijn er twee voorwaarden:
    - een overeenkomst hebben tussen de projectpartner en de werkgever, waarbij deze de nodige informatie moet verschaffen om te kunnen berekenen welke kosten aan het project worden toegerekend;
    - een financiële stroom hebben tussen de projectpartner en de werkgever (de instelling die het personeel in kwestie ter beschikking stelt), zodat de uitgave effectief door de projectpartner gedragen wordt.

    16
    17

    Ja, de timesheet moet ingevuld worden voor alle personeelsleden die voor een project worden ingezet, ongeacht het inzetpercentage.

    18

    Elke wijziging in de loonkosten van de persoon die een wijziging van de kosten per uur veroorzaakt (indexering, loonsverhoging, wijziging van het statuut van de werknemer, ...) moet meegedeeld worden aan en goedgekeurd door de controleur, samen met de documenten die nodig zijn om de aanpassing van de kosten van de werknemer te kunnen berekenen.

    19

    Ja, op voorwaarde dat ze aan de uitvoering van het project meewerken, er een opdrachtbrief/tewerkstellingsattest werd opgesteld en dat deze loonkosten gedragen worden door de projectpartner. Bovendien geldt ook dat zij minimum 15% FTE per semester op het project moeten werken.

    20

    Om de personeelskosten in een schuldvordering te kunnen opnemen, moet een persoon ten minste 15% van een FTE presteren in de loop van het semester.

    21

    Er is niets veranderd voor de aftrek van de APE-punten omdat de berekeningswijze veranderd is. De APE-punten moeten dus nog steeds van het berekende bedrag in mindering gebracht worden, in verhouding tot de effectief gewerkte tijd. Voorbeeld: wanneer een werknemer voor 75% voor een project wordt ingezet, dan moet 75% van het bedrag van de APEs in mindering gebracht worden van het toegewezen bedrag, dat zelf op basis van de kostprijs per uur berekend wordt.

    22

    Bij de berekening van het inzetpercentage van een persoon in een semester wordt rekening gehouden met de daadwerkelijk aan het project bestede uren en met de uren die in de organisatie gepresteerd zijn, zoals vermeld op de loonstrook van die persoon, maand per maand.

    Het is dus mogelijk dat bij langdurige afwezigheid 15% van een FTE niet gehaald wordt.

    Een afwijking van deze minimumdrempel van 15% kan alleen aanvaard worden door een pro rata tarief toe te passen in de volgende gevallen: indiensttreding of uitdiensttreding tijdens het semester, zwangerschap, ziekte (ernstige en/of chronische ziekte met langdurige behandeling), ontslag.

    23

    Laboratoriummateriaal is subsidiabel in beide categoriën:
    - in de categorie uitrustingskosten wanneer ze verband houden met een uitrusting die voor het project werd aangekocht/afgeschreven en waarvan de kosten aan het project worden toegerekend;
    - in de categorie ‘externe diensten’ wanneer ze geen verband houden met een uitrusting gefinancierd (aangekocht of afgeschreven) door het project.

    24

    De aanschaf van een smartphone of andere apparatuur die nuttig is voor de uitvoering van het project moet ingevoerd worden in de rubriek ‘Uitrusting’ als dit op het moment van de indiening van de projectfiche voorzien was. Indien nodig kan een verzoek om een kleine wijziging gedaan worden ter gelegenheid van een begeleidingscommissie.

    25
    26

    Als een uitgave niet voorzien was in de projectfiche, is het altijd mogelijk dat deze in aanmerking genomen wordt als het principe van deze uitgave door een begeleidingscommissie goedgekeurd wordt.

    Daarom moet vóór elke uitvoering een naar behoren gemotiveerd voorafgaand verzoek gedaan worden.

    27

    Als dit dier onmisbaar is voor de uitwerking van het project, ja. Op dezelfde wijze zijn ook de uitgaven voor zijn onderhoud subsidiabel. Deze uitgaven kunnen, uitzonderlijk, voorgesteld worden onder de categorie ‘kosten voor uitrusting’.

    28

    De verplaatsingskosten moet correct gedocumenteerd worden aan de hand van de volgende stukken, die voorgelegd moeten worden aan de eerstelijnscontroleur:

    - Soort bijeenkomst of programma van het evenement;
    - Vervoerbewijzen;
    - Betaalde facturen;
    - Onkostennota met de details van de afgelegde routes (datum, plaats van vertrek en van aankomst, aantal afgelegde kilometers, reden voor de verplaatsing)
    - Betalingsbewijzen.

    29

    De voorbereidingskosten voor de opmaak van de projecten/projectconcepten zijn niet subsidiabel. De vertaalkosten zijn dit bijgevolg ook niet.

    30

    Dit soort uitgave moet ingevoerd worden onder de post ‘Kosten voor externe diensten en deskundigheid’.

    31

  • Financiële follow-up - Aanbestedingen

    1

    Ja, tenzij het niet mogelijk is (te bewijzen) moeten meerdere leveranciers of dienstverleners geraadpleegd worden. Een vergelijking op basis van de catalogus wordt ook aanvaard indien de datum erop vermeld staat.

    2

    Ja, een openbare aanbesteding mag door meerdere projectpartners geplaatst worden. Er moet één partner aangeduid worden als “aanbestedende overheid” en het lastenboek (of de prijsaanvraag) moet duidelijk de identiteit vermelden van de overige projectpartners die de uitgave ondersteunen en aangeven wie welke apart te factureren kosten op zich neemt.

    3

    Nee, in dat geval moet de partner die de aanbesteding maakt en toekent aan alle bij deze aanbesteding betrokken projectpartners een kopie bezorgen van de beoordeling van de offertes die uitgevoerd werd om de opdrachtnemer te kiezen, evenals de kennisgevingsbrief of elk ander document dat de gunning van de opdracht bewijst. Deze elementen zijn de bewijsstukken die bij de schuldvordering waarin deze uitgave is opgenomen moeten gevoegd worden. Verder moet de projectpartner, van zodra de eerstelijnscontroleur van de projectpartner die de opdracht gegund heeft het attest van goedkeuring van de uitgaven voor het semester dat de kosten van deze aanbesteding draagt heeft opgesteld, dit document aan de andere partners bezorgen, die dit dan aan hun eigen eerstelijnscontroleur kunnen overmaken, die hen dit document kan vragen.

    4

    Deze exclusiviteit moet in elk geval bewezen worden (en het bewijs geleverd aan de eerstelijnscontroleur). Zoals de wetgeving inzake overheidsopdrachten die dit geval voorziet bepaalt, moet deze gemotiveerd worden in de aanvraagformulieren voor de Waalse projectpartners.

    5

    Het advies van de functioneel bevoegde administratie moet altijd gemotiveerd worden. Als de administratie een advies met voorbehoud uitbrengt, moet de projectpartner de twijfels wegnemen en, indien nodig, zijn lastenboek herzien.

    6

    Dat kan, maar de functioneel bevoegde administratie zal de analyse van de offertes toch moeten goedkeuren.

    7

    Als de projectpartner overheidsopdrachten voor meerdere diensten heeft geplaatst, is het voldoende dat hij aantoont dat de dienst onder de wettelijk afgesloten overheidsopdracht valt.

    De opdrachten die verband houden met het project kunnen vervolgens aan deze dienstverleners gegund worden.

    Het INTERREG-programma kan u echter niet verplichten om van die overheidsopdrachten gebruik te maken.

    8

    Ja, een ‘projectpartner’ of ‘geassocieerde partner’ kan niet inschrijven voor een opdracht binnen eenzelfde project.

    9

    De aanbestedingsprocedure moet gekozen worden op basis van het totale bedrag dat aan dezelfde dienstverlener of leverancier betaald zal worden.

    De projectpartner moet dus, alvorens een opdracht te plaatsen, rekening houden met de dienst of levering over de gehele looptijd van zijn project.

    10

    Het geraamde bedrag komt overeen met het bedrag dat de projectpartners van plan zijn te besteden voor een dienst en het toegekende bedrag is het bedrag dat overeenkomt met het bedrag in de kennisgeving van de opdracht..

    De procedure wordt echter gekozen op basis van het geraamde bedrag. Als het toegekende bedrag hoger is dan het geraamde bedrag en de procedure niet langer passend is, moet de gehele procedure overgedaan worden.

    11

    In het geval van een gezamenlijke aanbesteding wordt altijd gevraagd dat er een gezamenlijke aanbestedingsovereenkomst gesloten wordt tussen de aan de aanbesteding deelnemende projectpartners om de verdeling van de kosten tussen de partners duidelijk vast te leggen.

  • Financiële follow-up - Schuldvordering

    1

    Dit percentage van 12,5 % moet zonder tewerkstellingssubsidies berekend worden. Het zal toegepast worden op de gevalideerde uitgaven.

    2

    Ja, maar hij zal automatisch 12,5% aan kantoor- en administratieve kosten ontvangen.

    3

    Een uitgave die niet ingediend werd in de schuldvordering van het betrokken semester moet in de volgende schuldvordering opgenomen worden, waarbij duidelijk aangegeven wordt in welk semester de uitgave betaald werd.

    4

    Alle projectpartners moeten hun semestriële schuldvordering indienen om de goedkeuring van het activiteitenrapport van het project mogelijk te maken. Het begeleidingscomité mag enkel uitzonderlijke gevallen waarbij een projectpartner in gebreke blijft onderzoeken op voorwaarde dat ze naar behoren gemotiveerd zijn.

    5

    In het geval waarin een projectpartner geen uitgaven heeft om in te voeren moet hij geen enkele schuldvordering indienen. Hij zal echter wel de broadcast die daarvoor in de beheersapplicatie voorzien is moeten valideren, zodat de technische bijstand en de eerstelijnscontrole goed zien dat het geen vergetelheid betreft.

    6

    Nee, deze procedure is niet meer van toepassing.

    7

    Deze betaalwijze is toegestaan maar bankoverschrijvingen genieten de voorkeur. Er moet een gedateerd kasticket/kasboek en, indien dit niet op het ticket staat, een specificatie van de aankoop bezorgd worden om de uitgave te kunnen identificeren.

    8
    9

    De projectleider is verplicht zijn partners om een bewijs van ontvangst van hun EFRO-bijdrage te vragen om die bewijzen online in de beheerapplicatie te kunnen invoeren, in de rubriek ‘Geconsolideerde schuldverklaring’.

    10

    Op het moment dat de schuldvordering via de beheerapplicatie verzonden wordt, moeten twee ondertekende papieren exemplaren per post naar de eerstelijnscontroleur verstuurd worden.

  • Financiële follow-up - Controles

    1

    Indien de uitgave wordt geweigerd omdat ze niet afdoende bewezen is, kan ze opnieuw opgenomen worden in de volgende schuldvordering, met de juiste bewijsstukken.
    Als de uitgave op zich daarentegen niet subsidiabel wordt bevonden, dan kan deze niet opnieuw ingediend worden.

    2

    Het systeem van de eerstelijnscontrole aan Franse zijde gebeurt nog steeds via uitbesteding. De projectpartner zal zijn controleur moeten kiezen uit een lijst dienstverleners die door de Région Hauts-de-France gemachtigd zijn. Deze lijst wordt door de Région aan de projectpartners bezorgd na goedkeuring van het project door de Stuurgroep.
    Elke projectpartner selecteert een controleur via een oproep tot mededinging, waarbij enkel de prijs als criterium geldt.

  • Fysieke follow-up

    1

    Het wegvallen of toevoegen van een geassocieerde partner (zonder financiële bijdrage) is een kleine wijziging die in het verslag van het Begeleidingscomité moet vermeld worden.

Beheersapplicatie

  • Beheersapplicatie

    1

    Ja. De verschillende personen van eenzelfde entiteit die aan het project verbonden zijn, beschikken elk over hun login en paswoord voor toegang tot de beheersapplicatie met de rechten en functionaliteiten verbonden aan hun profiel. Enkel de (financieel verantwoordelijke heeft toegang tot het tabblad “Uitgaven en Inkomsten”.

    2

    Neen, de toegangscodes zijn verbonden aan de persoon en geldig voor alle projecten waarin deze persoon betrokken is. Ze zijn geldig voor de volledige duur van het programma: men vermijdt dus best er nieuwe aan te vragen indien er al een login werd toegekend (bijvoorbeeld bij indiening van een nieuw project)!

    3

    Ja. De toegangscodes worden gegenereerd telkens er een nieuw profiel gecreëerd wordt voor eenzelfde instelling, met een maximum van 6 personen, waarvan verplicht: een juridisch (of wettelijk voor de handtekeningen) verantwoordelijke, een projectverantwoordelijke (coördinator en contactpersoon), een financieel verantwoordelijke (de enige die toegang heeft tot het tabblad “Uitgaven en Inkomsten”).

    4

    Een projectpartner kan de naam van de verschillende verantwoordelijken wijzigen:
    Ofwel door de juiste persoon aan te vinken in het automatische menu. Deze persoon behoudt dan gewoon zijn persoonlijke login.
    Ofwel door een nieuwe persoon toe te voegen. Deze ontvangt dan automatisch zijn persoonlijke login voor de beheerapplicatie.

    5

    Neen. De beheerapplicatie vormt een platform voor de indiening van projecten en de opvolging ervan na goedkeuring maar heeft niet als doel om een uitwisselingsplatform voor de projectpartners te zijn.

    6

    Nee, omwille van de vertrouwelijkheid van de gegevens heeft alleen de financieel verantwoordelijke enkel toegang tot zijn eigen schuldvordering.

    7

    Er is geen systeem voor de handtekening/authenticatie bij indiening van de projectfiche. De officiële documenten, zoals de overeenkomsten en de schuldvorderingen moeten door de juridisch verantwoordelijke op papier ondertekend worden en vervolgens gescand om in de beheersapplicatie te uploaden.

Communicatie

  • Algemeen

    1

    Binnen een portefeuille moet elk deelproject een eigen communicatieluik hebben waarin alle communicatieacties die voor het project ontwikkeld werden, opgenomen zijn. Het koepelproject vermeldt de communicatieacties die op het niveau van de portefeuille georganiseerd worden.

    2

    Het werkpakket “communicatie” is een van de 2 verplichte pakketten van de projectfiche. Dit pakket moet communicatieacties over het project voorstellen en de promotie van het programma - persconferenties, projectpresentatiebrochures, website… - evenals van de resultaten van het project bekend maken. Deze communicatie moet bovendien verplicht de aanwijzingen over de programmalogo’s en –vermelding in de communicatiegids volgen.

  • Lanceringsevenement van de projecten

    1

    Deze evenementen kunnen verschillende vormen aannemen: een conferentie, een infodag, een tentoonstelling, een briefing, een perscommunicqué, een terreinbezoek, enz. Het is vooral belangrijk dat het evenement op de doelgroep is afgestemd.
    In het kader van een grensoverschrijdend evenement moet de nadruk gelegd worden op: het grensoverschrijdende karakter van het project, de inschrijving in het kader van een Europees programma, de grensoverschrijdende resultaten van het project en hun impact op het samenwerkingsgebied en ten slotte het onthaal van een grensoverschrijdend publiek.
    Bij twijfel over de organisatie van het evenement kunnen de projectpartners contact opnemen met het technisch team of met de communicatieverantwoordelijke van het programma. Elk lanceringsevenement is immers anders en buiten de basisbeginselen zijn er geen bijzondere verplichtingen. Belangrijk is dat de gemaakte keuzes gemotiveerd worden.

    2

    Nee, in het eerste jaar. Indien het later zou plaatsvinden moet dit in het Begeleidingscomité besproken worden.

    3

    Ja, maar de meeste lanceringsevenementen vinden onafhankelijk van elkaar plaats. Bij een projectenportefeuille of bij complementaire projecten, kan een gezamenlijk evenement meer samenhang geven.

    4

    A priori niet, tenzij er een specifieke communicatie over of visibiliteit van het project verzekerd wordt. Alles hangt af van de vorm van het evenement. In bepaalde gevallen kan een gezamenlijk evenement meer samenhang geven voor het aanwezige publiek, waarbij het de bedoeling is om een maximale impact te hebben bij de projectlancering.

    5

    Ja. Elk project moet officieel gelanceerd en afgesloten worden met een evenement. Dit kan samen met een van de deelprojecten van de portefeuille.

    6

    De tweetalige organisatie wordt aangemoedigd. Indien er Vlaamse projectpartners betrokken zijn moeten de communicaties tweetalig Frans-Nederlands zijn. Bij een Frans-Waals partnerschap volstaat een Franstalige communicatie.
    Het Engels kan worden gebruikt indien de twee officiële talen van het programma al werden gebruikt of indien de projectpartners dit echt kunnen motiveren (v.b.: Engelstalige doelgroep of vakpers aanwezig).

  • Communicatiedragers

    1

    Het communicatiepakket van het programma wordt bij aanvang van het project aan de projectleider bezorgd door het technisch team. Hij moet dan de beschikbare elementen aan zijn partners bezorgen.
    De projectpartners kunnen bijkomend materiaal krijgen. Dit moet bij het steunpunt van het Technisch Team van het project opgehaald worden. De gevraagde hoeveelheden moeten in verhouding staan tot het georganiseerde evenement en worden vastgelegd in samenspraak met het steunpunt van het Technisch Team.

    2

    Ja, maar de uitgaven voor het ontwerp van dit nieuwe logo zijn niet subsidiabel.
    Het blijft verplicht om het logo dat door het programma geleverd wordt op alle communicatiedragers te plaatsen. Indien een nieuw logo gecreëerd wordt zullen er op elke communicatiedrager dus twee verschillende logo’s voor het project staan.

    3

    Het door het programma geleverde projectlogo ende vermelding van de EFRO-steun moeten verplicht op elke communicatiedrager staan, tenzij de drager te klein is om al deze informatie te vermelden.

    4

    Ja, dat is over het algemeen een verplichting. Het is raadzaam om dit geval per geval na te gaan.

    5

    Het Engels mag gebruikt worden wanneer de twee officiële talen van het programma al gebruikt werden of wanneer de projectpartners dit echt kunnen motiveren (bv. Internationaal evenement). Bij voorkeur wordt de beslissing vermeld in het verslag van het begeleidingscomité.
    De roll-up/kakémono moet trouwens door de projectleider goedgekeurd worden vooraleer in druk te gaan.

    6

    De poster moet zichtbaar in de lokalen van elke projectpartner opgehangen worden. De geassocieerde projectpartners mogen maar moeten ze niet ophangen.
    De posters moeten niet per se tweetalig zijn op hetzelfde document. Het is dus mogelijk twee verschillende posters te maken (een in het Frans en een in het Nederlands). De partners mogen enkel de poster in hun taal ophangen.
    Opmerking: in de instrumentendoos op de website van het programma bevindt zich een model.Indien de projectpartner geen gebruikmaakt van het voorgestelde model, zal hij deze moeten laten goedkeuren door het Begeleidingscomité van het project.

  • Website van het project

    1

    Tijdens de programmaperiode is de website uiteraard verplicht en moet hij regelmatig geüpdatet worden en online blijven. De website van het project moet dienen als instrument om de resultaten van het project te communiceren wanneer dit afgerond is.
    Vanaf 2025 mag de website offline geplaatst worden, maar de informatie moet op een externe drager opgenomen worden en tot 31 december 2030 toegankelijk zijn.

    2

    Ja, dat is een verplichting. In de instrumentendoos voor communicatie op de website van het programma worden verschillende formats voorgesteld. De banner moet verwijzen naar de website http://www.interreg-fwvl.eu/ wanneer men erop klikt.

    3

    In het algemeen wel. Bij een projectenportefeuille echter zijn er Frans-Waalse deelprojecten die enkel in het Frans werken. Indien het koepelproject de artikelen van een van deze projecten wil uploaden naar zijn tweetalige website, valt het te overwegen om enkel de titels en samenvattingen van de betreffende artikels te vertalen.

  • Communicatie-indicatoren

    1

    In de activiteitenverslagen gaat het om de reële waarde in de analyseperiode (zes maanden). Het is dus geen cumul. U kunt de gegevens omtrent het aantal hits op uw website via Google Analytics opvragen (gratis instrument).

    2

    Voor het project is het niet verplicht om een account te creëren op de sociale netwerken, maar in het 2.0.-tijdperk is het ten sterkste aanbevolen om dit wel te doen.
    In het activiteitenverslag bestaat er geen subcategorie per sociaal netwerk (Facebook, Twitter, LinkedIn, …). Bijgevolg moet men een “globale” indicator kiezen (v.b.: aantal volgers, aantal berichten, …) en deze indicator samentellen voor alle sociale media waarover u beschikt.

Microproject