De verplaatsingskosten moet correct gedocumenteerd worden aan de hand van de volgende stukken, die voorgelegd moeten worden aan de eerstelijnscontroleur:
- Soort bijeenkomst of programma van het evenement;
- Vervoerbewijzen;
- Betaalde facturen;
- Onkostennota met de details van de afgelegde routes (datum, plaats van vertrek en van aankomst, aantal afgelegde kilometers, reden voor de verplaatsing)
- Betalingsbewijzen.
Als een uitgave niet voorzien was in de projectfiche, is het altijd mogelijk dat deze in aanmerking genomen wordt als het principe van deze uitgave door een begeleidingscommissie goedgekeurd wordt.
Daarom moet vóór elke uitvoering een naar behoren gemotiveerd voorafgaand verzoek gedaan worden.
De aanschaf van een smartphone of andere apparatuur die nuttig is voor de uitvoering van het project moet ingevoerd worden in de rubriek ‘Uitrusting’ als dit op het moment van de indiening van de projectfiche voorzien was. Indien nodig kan een verzoek om een kleine wijziging gedaan worden ter gelegenheid van een begeleidingscommissie.
Bij de berekening van het inzetpercentage van een persoon in een semester wordt rekening gehouden met de daadwerkelijk aan het project bestede uren en met de uren die in de organisatie gepresteerd zijn, zoals vermeld op de loonstrook van die persoon, maand per maand.
Het is dus mogelijk dat bij langdurige afwezigheid 15% van een FTE niet gehaald wordt.
Elke wijziging in de loonkosten van de persoon die een wijziging van de kosten per uur veroorzaakt (indexering, loonsverhoging, wijziging van het statuut van de werknemer, ...) moet meegedeeld worden aan en goedgekeurd door de controleur, samen met de documenten die nodig zijn om de aanpassing van de kosten van de werknemer te kunnen berekenen.
Een opdrachtbrief is noodzakelijk als in het arbeidscontract tussen de persoon en de organisatie de activiteit van deze persoon met betrekking tot het project niet vermeld wordt.
