Les frais de déplacement doivent être correctement documentés par les pièces suivantes pour le contrôleur de premier niveau :
- Type de réunion ou programme de l’événement ;
- Tickets de transport ;
- Factures payées ;
- Note de frais détaillant les trajets parcourus (date, lieu de départ et d’arrivée, nombre de kilomètre parcourus, objet du déplacement) ;
- Preuves du paiement.
Si une dépense n’était pas prévue dans la fiche-projet, il est toujours possible que celle-ci soit prise en compte si le principe de cette dépense est validé par un comité d’accompagnement.
Une demande préalable dument justifiée doit donc être réalisée avant toute mise en œuvre.
L’acquisition d’un smartphone ou tout équipement utile à la mise en œuvre du projet doit être introduit dans le poste « Equipement » si cela été prévu au moment du dépôt de la fiche-projet. Le cas échéant, une demande de modification mineure peut être faite lors d’un comité d’accompagnement.
Le calcul du taux d’affectation d’une personne sur un semestre tient compte des heures réellement prestées sur le projet et des heures prestées dans la structure tel que repris sur sa fiche de paie et ce, mois par mois.
Toute modification du coût salarial de la personne qui engendre une modification du coût horaire (indexation, augmentation de salaire, modification du statut du salarié, …) doit être notifiée au contrôleur et validée par celui-ci, avec les documents requis pour permettre le calcul relatif à l’adaptation du coût du salarié.
