De selectie van het project wordt geformaliseerd door een kennisgeving van de beheersautoriteit, die de projectleider op de hoogte stelt van de beslissing van de stuurgroep. Vervolgens wordt door de projectleider en de beheersautoriteit een contract ondertekend, EFRO-overeenkomst genaamd. Deze overeenkomst is het officiële document dat de administratieve en financiële verplichtingen van de betrokken partijen vastlegt gedurende de looptijd van het project.

Om u bij te staan bij de uitvoering van uw project, werd voorzien in een systeem van begeleiding en follow-up. Om de zes maanden komt een begeleidingscomité bijeen, dat samengesteld is uit alle projectpartners, de steunpunten van het technisch team en de betrokken partnerautoriteiten. Dit comité gaat na of uw project op de goede manier uitgevoerd wordt en het let in het bijzonder op de ontwikkeling van de grensoverschrijdende meerwaarde en op de grensoverschrijdende uitvoering van uw acties.

Een zesmaandelijks activiteitenrapport dient als basis voor die bijeenkomsten. Dit verslag belicht de zesmaandelijkse vorderingen van de acties en benadrukt nogmaals de grensoverschrijdende strekking van het project. Het bevat ook een financiële balans.

In deze tijd van digitalisering moeten deze documenten uitsluitend, net zoals de projectfiche zelf, via het beheersysteem ingediend worden. Dit past in het kader van de duurzame ontwikkeling en bespaart iedereen tijd.

Om de zes maanden en volgens dezelfde timing als de administratieve follow-up, dienen de projectpartners via de beheersapplicatie een schuldvordering in voor de uitgaven die voor het project gedaan werden. Een schuldvordering is een samenvattend document met alle uitgaven die gedurende de afgelopen zes maanden in verband met het project gedaan werden. Die uitgaven worden bekeken en goedgekeurd door een eerstelijnscontroleur, om vervolgens vergoed te worden via de projectleider.

Projecten evolueren. Het is niet altijd mogelijk om alles te voorzien en daarom is het soms noodzakelijk om lopende projecten te wijzigen. Elk geval is een geval apart, daarom moeten alle wijzigingen aan het begeleidingscomité voorgelegd worden, dat zal uitleggen wat er gedaan moet worden.

Als ontvangers van Europese steun moeten de initiatiefnemers van projecten die door Interreg France-Wallonie-Vlaanderen ondersteund worden, een aantal regels op het gebied van communicatie en bekendmaking naleven. Al die regels zijn verplicht. Om de projectpartners bij hun communicatie te ondersteunen, stelt het programma een communicatiepakket met een aantal instrumenten tot hun beschikking.

Wanneer een projectenportefeuille ten einde loopt, moeten de projectdragers de volgende zaken voorleggen:

• een eindactiviteitenverslag, met alle acties die gedurende de hele looptijd van het project ondernomen werden, een balans, conclusies, indicatoren en aanbevelingen.
• een saldodossier, met alle uitgaven van de projectenportefeuille en de reeds uitgevoerde terugbetalingen.