Op het moment dat de schuldvordering via de beheerapplicatie verzonden wordt, moeten twee ondertekende papieren exemplaren per post naar de eerstelijnscontroleur verstuurd worden.
De projectleider is verplicht zijn partners om een bewijs van ontvangst van hun EFRO-bijdrage te vragen om die bewijzen online in de beheerapplicatie te kunnen invoeren, in de rubriek ‘Geconsolideerde schuldverklaring’.
Deze betaalwijze is toegestaan maar bankoverschrijvingen genieten de voorkeur. Er moet een gedateerd kasticket/kasboek en, indien dit niet op het ticket staat, een specificatie van de aankoop bezorgd worden om de uitgave te kunnen identificeren.
In het geval waarin een projectpartner geen uitgaven heeft om in te voeren moet hij geen enkele schuldvordering indienen. Hij zal echter wel de broadcast die daarvoor in de beheersapplicatie voorzien is moeten valideren, zodat de technische bijstand en de eerstelijnscontrole goed zien dat het geen vergetelheid betreft.
Alle projectpartners moeten hun semestriële schuldvordering indienen om de goedkeuring van het activiteitenrapport van het project mogelijk te maken. Het begeleidingscomité mag enkel uitzonderlijke gevallen waarbij een projectpartner in gebreke blijft onderzoeken op voorwaarde dat ze naar behoren gemotiveerd zijn.
Een uitgave die niet ingediend werd in de schuldvordering van het betrokken semester moet in de volgende schuldvordering opgenomen worden, waarbij duidelijk aangegeven wordt in welk semester de uitgave betaald werd.
