De verplaatsingskosten moet correct gedocumenteerd worden aan de hand van de volgende stukken, die voorgelegd moeten worden aan de eerstelijnscontroleur:

- Soort bijeenkomst of programma van het evenement;
- Vervoerbewijzen;
- Betaalde facturen;
- Onkostennota met de details van de afgelegde routes (datum, plaats van vertrek en van aankomst, aantal afgelegde kilometers, reden voor de verplaatsing)
- Betalingsbewijzen.