Rapporteringsdatum 01-09-2021

Om een optimale coördinatie van de projectenportefeuille te verzekeren hebben de projectpartners en projectleiders sinds de start van het project op 1 oktober 2016 36 keer vergaderd. Op deze vergaderingen wisselden ze van gedachten en bespraken ze de voortgang van elk project, maar zetten ze ook verschillende acties op met betrekking tot de coördinatie en communicatie van de portefeuille. Een van de eerste projecten die door het koepelproject werd opgestart, was het creëren en opzetten van vijf websites voor de projectenportefeuille. In nauwe samenwerking met de deelprojecten en hun projectpartners hebben de partners van het koepelproject gewerkt aan het opstellen van een lastenboek om te zorgen voor een homogene communicatie en een gemeenschappelijk grafisch charter voor de 5 websites (Koepelproject: www.feel-wood.eu, Forêt Pro Bos: www.foret-pro-bos.eu, Trans Agro Forest: www.transagroforest.eu, ProFilWood: www.profilwood.eu en FormaWood: www.formawood.eu). Om al het nieuws, alle publicaties en evenementen van de verschillende projecten te bundelen, werd alle informatie die op de sites van de deelprojecten stond, in het Frans en het Nederlands, naar de website van het koepelproject geüpload. Parallel met de creatie van deze websites hebben de partners van het koepelproject voor elk project ook gedrukte communicatiemiddelen (flyers en roll-ups) gecreëerd, in een gemeenschappelijk grafisch charter. Om elk project succesvol te lanceren, werd met alle partners van de projectenportefeuille overeengekomen een gemeenschappelijk lanceringsevenement voor alle projecten te organiseren. Dit lanceringsevenement vond plaats op 1 juni 2017 op het Domaine de Graux in Doornik. Om alle partners van de projectenportefeuille regelmatig op de hoogte te houden van het Feel Wood-nieuws, hebben de partners van het koepelproject ook beslist om halfjaarlijkse geconsolideerde activiteitenrapporten over de portefeuille op te stellen. Deze samenvattende documenten bevatten voor elk project twee bladzijden met een overzicht van de activiteiten en werden tijdens de eerste acht semesters van het project 7 keer verzonden. De partners van het koepelproject, die graag het aantal contacten en de netwerking tussen de partners van de verschillende projecten wilden maximaliseren, hebben ook “teambuilding”-evenementen georganiseerd waaraan alle projectpartners deelnamen. Zo vonden er twee teambuildingevenementen plaats op 31 mei 2018 in de regio Grand Est en op 16 mei 2019 in de regio Hauts-de-France en in Wallonië. Bij deze twee gelegenheden konden de aanwezige partners deelnemen aan bezoeken met betrekking tot de deelprojecten en kregen ze informatie over de algemene resultaten en de voortgang van de projectenportefeuille. Een derde teambuildingdag was gepland voor 31 augustus 2020 maar moest wegens de Covid-19-gezondheidscrisis worden geannuleerd. Ter gelegenheid van het jaarlijkse evenement, dat op 13 december 2018 in Namen werd georganiseerd door het programma Interreg V France-Wallonie-Vlaanderen met als thema “Mijn project in 180 seconden”, werd een “theatrale” voorstelling van Feel Wood gemaakt waarmee de portefeuille een video won over de Feel Wood-projectenportefeuille en de grensoverschrijdende bos- en houtsector. De projectpartners werkten samen met het communicatiebureau Expansion voor de productie en opname van deze video, die vervolgens werd gepubliceerd op de Youtube-pagina van het programma Interreg V France-Wallonie-Vlaanderen en op de websites van de deelprojecten. De video waarin de portefeuille in 180 seconden wordt voorgesteld is hier beschikbaar: https://www.youtube.com/watch?v=-P5J1Zq1-Cs De video van Expansion waarin de Feel Wood-projectenportefeuille wordt voorgesteld, is beschikbaar op: https://www.feel-wood.eu/fr/actualites/30-decouvrez-la-video-de-presentation-du-portefeuille-de-projets-feel-wood De Technische Interreg-teams van het Waalse steunpunt stelden voor om deel te nemen aan een collectieve stand op de beurs Demo Forest op 30 en 31 juli 2019 in Bertrix, België, waar het koepelproject zijn acties gedurende twee dagen kon voorstellen aan een groot aantal professionals. Aangezien de projecten ProFilWood en Forêt Pro Bos op 30 september 2020 werden afgesloten en de projecten FormaWood en Trans Agro Forest respectievelijk op 31 december 2020 en 31 maart 2021 eindigden, hebben de projectpartners aan het einde van de projecten een presentatie gemaakt van de kerncijfers van de acties die in de vier jaar door de deelprojecten van de “Feel Wood”-portefeuille werden uitgevoerd, en een boekje met een samenvatting van alle resultaten, twee media die werden gebruikt op het gemeenschappelijk slotevenement voor de hele portefeuille op 19 maart 2021 in Le Pavillon te Namen.