Het communicatiepakket van het programma wordt bij aanvang van het project aan de projectleider bezorgd door het technisch team. Hij moet dan de beschikbare elementen aan zijn partners bezorgen.
De projectpartners kunnen bijkomend materiaal krijgen. Dit moet bij het steunpunt van het Technisch Team van het project opgehaald worden. De gevraagde hoeveelheden moeten in verhouding staan tot het georganiseerde evenement en worden vastgelegd in samenspraak met het steunpunt van het Technisch Team.